10 июля кураторам из ГК «Росатом» был представлен первый проект ГКУ РС(Я) «Республиканское агентство имущества» (далее — Учреждение) в рамках «Эффективного региона». Напомним, что «Эффективный регион» — это всероссийский проект ГК «Росатом», нацеленный на внедрение в управленческую и производственную практику регионов технологий рационализации труда или принципов бережливого производства.

Проект «Совершенствование процесса передачи документов постоянного срока хранения в архив» — первый из четырех проектов по бережливому производству, взятых в разработку Учреждением в текущем году. Как отметила замдиректора Татьяна Федорова, руководителем Учреждения Николаем Бурнашевым был подписан приказ о полном вовлечении всех сотрудников в проектную деятельность «Эффективного региона».

С 2019 года, как рассказал руководитель Департамента развития и администрирования доходов Дьулустан Алексеев, Министерство имущественных и земельных отношений РС(Я) совершило полный переход на электронный документооборот, но при этом сохранились документы на бумажных носителях, вышедшие ранее 2019 года, процесс передачи в архив которых требует оптимизации.

Создатели проекта рассчитывают на то, что он поспособствует максимально эффективной  передаче документов постоянного срока хранения на бумажных носителях в архив.

Конкретизируя цели, руководитель проекта Александра Басыгысова обозначила такие ожидаемые результаты его реализации как сокращение временных потерь при отборе, оформлении и передаче дел в архив от 52-70 до 17-35 календарных дней. Количество неправильно оформленных дел в партии документов, передаваемой на хранение, — от 100 % до 0.

Командой проекта был проведен анализ причин временных потерь и предложены методы их устранения, в частности, была разработана карта идеального состояния, где основным исполнителем процесса станет нейросеть.  Нейросеть будет самостоятельно отбирать документы в соответствии с номенклатурой дел, оформлять, составлять опись, далее  параллельно уведомлять сотрудника о передаче дел в архив и непосредственно передавать дела в архив. Это позволит сократить время протекания всего процесса до 3 минут.

Эксперт ГК «Росатом» Артем Ежков в своем комментарии высоко оценил уровень подготовки представленного проекта и особо выделил смелость идеи внедрения нейросети в процесс архивации документов, заметив, что аналогичный по целям проект сейчас работает в Курганской области, и коллегам из Курганской области был бы очень интересен опыт Учреждения по внедрению нейросети в рабочие процессы. Эксперт Евгения Батуева отметила амбициозность поставленных задач по сокращению временных потерь.

Ожидается, что разработка проекта завершится к ноябрю текущего года.

Пресс-служба ГКУ РС(Я) «Республиканское агентство имущества»